Nopein reagoi nyt – 3 vinkkiä yhteydenottojen käsittelyyn

 

Opiskelupaikan valinta ei aina ole yksinkertaista ja saattaa vaatia opiskelijaksi hakeutuvalta runsaasti pohdintaa ja perehtymistä. Useimmat koulutusta etsivät tulevat studentum.fi:hin jo hieman ajatusprosessissaan edenneenä, esimerkiksi jokin tietty koulutus tai koulutusala mielessä. Tiedonhaku etenee eri oppilaitosten sekä koulutusohjelmien vertailusta, vaihtoehtojen rajaamiseen ja lopulta niiden punnitsemiseen. Kouluun otetaan usein yhteyttä vasta aivan tiedonhakuprosessiin loppumetreillä, mikäli jokin asia on jäänyt hakijan mieltä askarruttamaan.

Yhteydenottolomakkeen täyttänyt henkilö on jo todennäköisesti rajannut vaihtoehtojaan ja osoittanut, että pitää koulutustanne varteenotettavana vaihtoehtona. Edellytykset koulutukseen hakemiselle ovat siis olemassa. Yhteydenotot kannattaa siis ottaa tosissaan, sillä niiden takana on usein tarpeitaan punnitseva ja asiaan perehtynyt potentiaalinen opiskelija.

Parhaimmassa tapauksessa ripeä ja huolellinen yhteydenottojen käsittely voi toimia erottavana tekijänä ja lieventää pelkoja väärän valinnan tekemisestä. Kokosimme tähän artikkeliin muutaman yhteydenottojen käsittelyyn liittyvän vinkin, joiden avulla vakuutat koulutusta etsivän siitä, että tarjoamanne koulutus on juuri oikea valinta.

 

1. Nopeus on valttia

Kun potentiaaliset opiskelijat etsivät koulutusta studentum.fi-sivustolla, on todennäköistä, että he harkitsevat useita vaihtoehtoja sekä vertailevat oppilaitoksia, koulutuksia ja koulutusohjelmia keskenään. On myös mahdollista, että he tiedustelevat koulutuksista useammalta taholta selvittääkseen, mikä koulutus vastaa parhaiten heidän toiveita ja odotuksiaan.

Koska tiedustelijat ovat yleensä tunnistaneet koulutustarpeen ja opiskelemaan hakeminen on heille ajankohtaista, voit erottautua joukosta olemalla ensimmäinen, joka vastaa potentiaalisen opiskelijan yhteydenottopyyntöön. Olemalla ensimmäinen oppilaitos, jolta koulutusta etsivä saa vastauksen, luot opinahjosta positiivisen ja luotettavan mielikuvan. 

 

2. Henkilökohtainen ote kannattaa

Opiskelupaikkaa etsivät haluavat kokea, että heitä arvostetaan ja samalla varmistua siitä, että aloittaessaan opiskelut he saavat odotuksilleen vastinetta. Henkilökohtainen vastaus lisää luottamusta ja uskoa siihen, että yhteydenottajan tarpeet huomioidaan ja niihin pystytään vastaamaan.

Yhteydenoton jättäneet eivät aina ole valmiita suorilta käsin hakemaan kyseistä opiskelupaikkaa. Heillä on usein opiskeluun liittyviä kysymyksiä, joihin he haluavat vastauksen ennen kuin ovat valmiita tekemään päätöksiä tulevan opiskelupaikan suhteen. Tästä vaiheesta on kysymyksistä huolimatta harvemmin enää pitkä matka lopulliseen päätökseen, joten varmista, että vastaat kaikkiin kysyjää askarruttaviin asioihin viestissä tai puhelun aikana. Tee tämä henkilökohtaisella otteella, ja tarjoudu auttamaan jatkossakin. Se tarjoaa luontevan mahdollisuuden olla henkilöön tarvittaessa myöhemmin yhteydessä.

Aina ei kuitenkaan ole mahdollisuutta vastata yhteydenottoon saman tien. Automaattivastaukset ovat oiva tapa säästää aikaa ja vaivaa ja niiden hyödyntäminen onkin perusteltua esimerkiksi loma-aikana. Niistä kuitenkin usein puuttuu henkilökohtainen ote, jota useimmat meistä arvostavat. Automaattivastausta käytettäessä suosittelemme puhuttelemaan vastaanottajaa nimellä ja hyödyntämään koulutuskohtaisia vastausviestejä yleisen vastausviestin sijaan. Täältä löydät perusohjeet automaattivastauksen personoimiseen asiakaskirjautumisen kautta.

 

2. Älä epäröi tarttua luuriin

Yksi yleisimmistä yhteydenottojen käsittelyyn liittyvistä kompastuskivistä on se, että niihin vastattuaan oppilaitokset eivät enää kuule potentiaalisesta opiskelijasta. Vaikka et pikaisesta vastaamisesta huolimatta saisi yhteydenottajalta vastausta, ei peli ole vielä menetetty. Älä epäröi kontaktoida opiskelupaikkaa etsivää uudelleen. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että muutaman päivän odottelun jälkeen yhteydenottajaan voi ja kannattaa olla uudelleen yhteydessä. Viesteissä kannattaa mahdollisuuksien mukaan esittää tarkentavia kysymyksiä, joka lisää todennäköisyyttä saada yhteydenottopyynnön jättäneeltä henkilöltä vastaus.

Suosittelemme sähköpostiin vastaamisen lisäksi olemaan yhteydenottopyyntöihin jättäneisiin puhelimitse yhteydessä. Sähköpostit voivat helposti päätyä roskapostikansioon tai hukkua muuhun sähköpostitulvaan. Tarttumalla luuriin et ainoastaan varmista, että viestisi on mennyt perille, vaan samalla osoitat ottavasi heidän yhteydenottonsa tosissaan. Vaikka yhteydenoton jättänyt henkilö ei tällä kertaa päätyisi hakemaan koulutukseenne, voi hänen saamansa kokemus hakutoimiston kanssa asioinnista vaikuttaa siihen, kuinka todennäköisesti hän jatkossa harkitsee koulutuksiinne hakeutumista.

 

Yhteydenoton kilahtaessa postilaatikkoon, kannattaa se ennen kaikkea nähdä mahdollisuutena. Se on oiva tilaisuus vakuutta opiskelija oppilaitoksen taikka koulutuksenne sopivuudesta juuri hänen tarpeisiinsa. Samalla voit vastata tulevan opiskelijan mieltä askarruttaviin kysymyksiin ja näin antaa luotettavan kuvan oppilaitoksesta.

Osoita opiskelusta kiinnostuneille, että välität heistä ja arvostat heidän aikaansa vastaamalla nopeasti, personoimalla viestisi ja tarvittaessa kontaktoimalla heitä uudelleen. Tämä lisää todennäköisyyttä sille, että yhteydenottaja päätyy hakemaan koulutukseenne, suosittelee oppilaitosta tuttavilleen tai pitää koulutuksianne varteenotettavana vaihtoehtona etsiessään koulutusta tulevaisuudessa.

""