[Opas] Automaattivastaus kannattaa!

 

Yhteydenottopyyntölomakkeeseen on mahdollista asettaa automaattivastaus. Suosittelemme ominaisuuden käyttöä erityisesti loma-aikaan. Tästä blogista löydät ohjeet toiminnon käyttöönottoon.

Kun automaattivastaustoiminto on aktivoitu, toimitetaan kaikille oppilaitoksen profiilisivulla tai koulutusesittelysivuilla yhteydenottopyyntölomakkeen täyttäneille haluttu automaattivastaus. Vastauksessa voi tiedottaa hakijaa ajankohtaisista tai muutoin tärkeistä hakuprosessia koskevista asioista, esimerkiksi kesälomista tai yhteydenottojen käsittelyajoista.

Automaattivastauksen sisällön voi määritellä vapaasti. Vastausta luodessa tulee myös määrittää, millä aikavälillä automaattivastauksen tulee olla päällä ja mitä koulutuksia vastaus koskee. Saman vastauksen voi asettaa kaikkiin koulutuksiin tai räätälöidä oman viestin esimerkiksi toimipistekohtaisesti.

On tärkeää huomioida, että omat sähköpostiasetukset eivät päde studentum.fi:n yhteydenottopyyntöihin. Yhteydenottopyyntöjen lähettäjät eivät saa oppilaitoksen sähköpostijärjestelmään asennettua automaattivastausta, kuten hakutoimiston automaattiviestiä tai henkilökohtaiseen sähköpostiin asennettua lomaviestiä. Automaattivastaus tulee siis asettaa erikseen studentum.fi:hin.

Näin luot automaattivastauksen

1. Kirjaudu asiakaskirjautumiseen.

2. Klikkaa valikosta Automaattinen vastaus.

3. Luo uusi automaattivastaus välilehdellä Sähköpostitekstit. Klikkaa nappia Uusi teksti ja kirjoita viesti kenttään. Haluatko tehdä viestistä henkilökohtaisemman? Kirjoita koodi #name# siihen kohtaan viestiä, jossa haluat vastaanottajan nimen näkyvän.

4. Välilehdellä Listaus otat luomasi viestit käyttöön. Voit käyttää joko yleistä vastausta kaikissa koulutuksissanne Yleisasetus tai koulutuskohtaista vastausta Koulutuskohtaiset vastausviestit.

5. Täytä haluamasi alkamis- ja päättymispäivä, valitse oikea viestipohja ja tallenna asetukset.

 

Milloin automaattivastausta kannattaa hyödyntää?

Automaattivastausta kannattaa hyödyntää vähintään loma-aikoina. Erityisesti suosittelemme hyödyntämään sitä kesällä, jolloin loma-ajat ovat yleensä esimerkiksi joulunaikaa pidempiä, koko hakutoimiston väki saattaa lomailla samaan aikaan tai asiakaspalvelu toimia normaalia pienemmällä kapasiteetilla. Vaikka käsittelisittekin yhteydenottopyyntöjä läpi kesän, voi olla tarpeen hyödyntää automaattivastausta, jossa kiitetään viestistä ja ilmoitetaan, että käsittelyajat ovat normaalia pidempiä.

Automaattivastaus soveltuu myös jatkuvaan käyttöön. Jos yhteydenottoihin ei ole mahdollisuutta vastata lyhyen ajan sisällä, voi automaattivastaus olla oiva apuri. Potentiaaliset opiskelijat saavat heti vahvistuksen yhteydenotostaan ja voivat vakuuttua, että heidän kyselyynsä tullaan vastaamaan.

Automaattivastauksen voimaa jatkuvassa käytössä voi parantaa monin keinoin. Haluamme nostaa esiin henkilökohtaisuuden, arvioinnit ja referenssit sekä videon.

Yksilöity automaattivastaus on yksi osatekijä, jolla voi rakentaa luottamusta toimintaanne kohtaan. Tutkimukset osoittavat, että sähköpostiviestien henkilökohtaistaminen lisää luottamusta lähettäjään ja lisää hankinnan todennäköisyyttä. Jo pelkästään käyttämällä viestissä vastaanottajan nimeä ja sen koulutuksen nimeä, josta henkilö on kiinnostunut, pääsette hyvään alkuun.

Arviointien esilletuominen automaattivastauksessa on näkemyksemme mukaan oiva ajatus. Voit esimerkiksi lisätä linkin studentum.fi-profiilinne, johon on kerätty arviointeja. Osoittamalla, että muut ihmiset ovat olleet tyytyväisiä toimintaanne, voit vakuuttaa potentiaalisen opiskelijan.

Videon hyödyntäminen automaattivastauksessa voi tuntua monesta kaukaiselta ajatukselta, mutta jos teiltä löytyy jo toimivaa materiaalia, niin miksipä ei! Tämäkin on tapa erottua. Videon kautta potentiaalinen opiskelija pääsee kurkistamaan oppilaitoksen arkeen. Tätä tarkoitusta varten voi myös kuvata oman videon, jossa kiitetään yhteydenotosta, kerrotaan yleisesti asiakaspalvelunne tai hakutoimistonne toimintatavoista ja kerrotaan, että palaatte asiaan mahdollisimman pian. Ei kun testailemaan!

Huomioita asetuksista

Viestin nimi Viestipohjan nimi, joka ei näy vastaanottajalle. Esimerkiksi "Kesän automaattivastaus

Viestin otsikko Sähköpostin aihekentässä vastaanottajalle näkyvä teksti. Jos et kirjoita tähän mitään, vastaanottajalle näkyy automaattisesti luotava aihe "Tietoa koulutuksesta: Koulutuksen nimi".

Yhteystiedot Voit valita, näkyykö viestin lopussa oppilaitoksenne yhteystiedot, jotka on syötetty myös studentum.fi:hin.

Yleisasetus  Valittu viesti toimii automaattivastauksena kaikissa koulutuksissa

Koulutuskohtaiset vastausviestit Asetuksella määrität automaattivastauksen koulutuskohtaisesti.

 

Haluatko, että studentum.fi asettaa automaattivastauksen puolestasi? Täytä vain aktivointilomake ja asennamme automaattivastauksen annettujen tietojen mukaan. Kuittaamme annettuun sähköpostiosoitteeseen, kun automaattivastaus on ajastettu.

Vilma-Riina Koppanen

Marketing manager

""