[Opas] Automaattivastaus kannattaa!

Oppaat Ajankohtaista

 

studentum.fi:n käyttäjät ovat aktiivisia kesälläkin. Sen sijaan, että antaisitte potentiaalisten opiskelijoiden odottaa vastausta lomien loppuun, kannattaa yhteydenottolomakkeeseen asettaa automaattivastaus.

Mistä on kyse?

Yhteydenottolomakkeen automaattivastaus lähtee kaikille niille sähköpostitse, jotka täyttävät profiilissanne tai koulutusesittelysivuillanne yhteydenottolomakkeen. Viestissä voitte esimerkiksi ilmoittaa, koska hakutoimistonne on lomalla, milloin palaatte asiaan ja miten oppilaitokseenne voi kesäaikaan ottaa yhteyttä.

Automaattiviestin sisällön voi määritellä vapaasti itse. Lisäksi tulee asettaa aikaväli, jolla automaattivastauksen tulee olla päällä. Automaattivastausta asettaessa tulee myös määrittää, mitä koulutuksia vastaus koskee. Saman viestin voi asettaa vaikka kaikkiin koulutuksiin tai räätälöidä oman viestin vaikka tietyn toimipisteen koulutuksiin.

On tärkeää huomioida, että omat sähköpostiasetukset eivät päde studentum.fi:n yhteydenottopyyntöihin. Yhteydenottopyyntöjen lähettäjät eivät saa oppilaitoksen sähköpostijärjestelmään asennettua automaattivastausta, kuten hakutoimiston automaattiviestiä tai henkilökohtaiseen sähköpostiin asennettua lomaviestiä. Automaattivastaus tulee siis asettaa erikseen studentum.fi:hin.

Haluatko, että studentum.fi asettaa automaattivastauksen puolestasi? Täytä vain aktivointilomake täällä ja asennamme automaattivastauksen annettujen tietojen mukaan. Kuittaamme annettuun sähköpostiosoitteeseen, kun automaattivastaus on ajastettu.

 

Miten automaattivastaus laitetaan päälle?

1. Kirjaudu asiakaskirjautumiseen täällä.

2. Klikkaa valikosta "Automaattinen vastaus".

3. Luo automaattivastauksen viesti välilehdellä "Sähköpostitekstit". Täällä näet myös jo luodut viestit ja voit muokata niitä.

Jos haluat luoda uuden viestin, klikkaa nappia "Uusi teksti" ja kirjoita viesti kenttään. Mikäli haluat tehdä viestistä hieman henkilökohtaisemman, kirjoita koodi #name# siihen kohtaan viestiä, jossa haluat vastaanottajan nimen näkyvän.

Asetukset:

  • Viestin nimi = viestipohjan nimi, ei näy vastaanottajalle, esim. Kesän automaattivastaus
  • Viestin otsikko = sähköpostin aihekentässä vastaanottajalle näkyvä teksti. Jos et kirjoita tähän mitään, vastaanottajalle näkyy automaattisesti luotava aihe "Tietoa koulutuksesta: Koulutuksen nimi".
  • Voit valita, näkyykö viestin lopussa oppilaitoksenne yhteystiedot, jotka on syötetty myös studentum.fi:hin.

4. Välilehdellä "Listaus" otat luomasi viestit käyttöön. Voit käyttää joko yleistä viestiä, joka toimii automaattivastauksena kaikissa koulutuksissanne ("Yleisasetus") tai koulutuskohtaisen automaattivastauksen ("Koulutuskohtaiset vastausviestit").

Täytä vain haluamasi alkamis- ja päättymispäivä, valitse oikea viestipohja ja tallenna asetukset. Voit myös halutessasi liittää viestin PDF-tiedoston. Nyt homma on valmis!

 

Missä tapauksissa automaattivastausta kannattaa hyödyntää?

Automaattivastausta kannattaa hyödyntää vähintään loma-aikoina. Erityisesti suosittelemme hyödyntämään sitä kesällä, jolloin loma-ajat ovat yleensä esimerkiksi joulunaikaa pidempiä, koko hakutoimiston väki saattaa lomailla samaan aikaan tai asiakaspalvelu toimia normaalia pienemmällä kapasiteetilla. Vaikka käsittelisittekin yhteydenottopyyntöjä läpi kesän, voi olla tarpeen hyödyntää automaattivastausta, jossa kiitetään viestistä ja ilmoitetaan, että käsittelyajat ovat normaalia pidempiä.

Automaattivastaus soveltuu myös jatkuvaan käyttöön. Jos yhteydenottoihin ei ole mahdollisuutta vastata lyhyen ajan sisällä, voi automaattivastaus olla oiva apuri. Potentiaaliset opiskelijat saavat heti vahvistuksen yhteydenotostaan ja voivat vakuuttua, että heidän kyselyynsä tullaan vastaamaan.

Automaattivastauksen voimaa jatkuvassa käytössä voi parantaa monin keinoin. Haluamme nostaa esiin henkilökohtaisuuden, arvioinnit ja referenssit sekä videon.

Yksilöity automaattivastaus on yksi osatekijä, jolla voi rakentaa luottamusta toimintaanne kohtaan. Tutkimukset osoittavat, että sähköpostiviestien henkilökohtaistaminen lisää luottamusta lähettäjään ja lisää hankinnan todennäköisyyttä. Jo pelkästään käyttämällä viestissä vastaanottajan nimeä ja sen koulutuksen nimeä, josta henkilö on kiinnostunut, pääsette hyvään alkuun.

Arviointien esilletuominen automaattivastauksessa on näkemyksemme mukaan oiva ajatus. Voit esimerkiksi lisätä linkin studentum.fi-profiilinne, johon on kerätty arviointeja. Osoittamalla, että muut ihmiset ovat olleet tyytyväisiä toimintaanne, voit vakuuttaa potentiaalisen opiskelijan.

Videon hyödyntäminen automaattivastauksessa voi tuntua monesta kaukaiselta ajatukselta, mutta jos teiltä löytyy jo toimivaa materiaalia, niin miksipä ei! Tämäkin on tapa erottua. Videon kautta potentiaalinen opiskelija pääsee kurkistamaan oppilaitoksen arkeen. Tätä tarkoitusta varten voi myös kuvata oman videon, jossa kiitetään yhteydenotosta, kerrotaan yleisesti asiakaspalvelunne tai hakutoimistonne toimintatavoista ja kerrotaan, että palaatte asiaan mahdollisimman pian. Ei kun testailemaan!

 

Picture of Vilma-Riina Koppanen
Vilma-Riina Koppanen LinkedIn

Marketing manager

""